ΔΗΜΟΣ ΠΕΛΛΑΣ · ΠΡΟΣΩΠΙΚΑ ΔΕΔΟΜΕΝΑ
Η παρούσα ενημέρωση αφορά τις ηλεκτρονικές αιτήσεις για τους βρεφικούς, παιδικούς και βρεφονηπιακούς σταθμούς, τα ΚΔΑΠ και το ΚΔΑΠμεΑ. Περιγράφει τη χρήση των στοιχείων του αιτούντος, του ωφελουμένου και άλλων προσώπων που περιλαμβάνονται νόμιμα στα δικαιολογητικά.
Υπεύθυνος επεξεργασίας και επικοινωνία
Υπεύθυνος επεξεργασίας είναι ο Δήμος Πέλλας. Για την αίτησή σας απευθυνθείτε στην αρμόδια υπηρεσία: Κολοκοτρώνη 18, Γιαννιτσά, τηλ. 2382305045, merimna@giannitsa.gr. Για θέματα προσωπικών δεδομένων ή άσκηση δικαιωμάτων επικοινωνήστε με τον Υπεύθυνο Προστασίας Δεδομένων (DPO): dpo@giannitsa.gr.
Ποια στοιχεία χρησιμοποιούνται
Ανάλογα με τη φόρμα και την περίπτωση, συλλέγονται στοιχεία ταυτότητας και επικοινωνίας, οικογενειακής σχέσης ή εκπροσώπησης, κατοικίας, γέννησης του ωφελουμένου, επιλογής δομής, εργασίας ή ανεργίας, εισοδήματος και οικογενειακής κατάστασης, καθώς και τα αντίστοιχα δικαιολογητικά. Πηγή είναι ο αιτών και τα έγγραφα που προσκομίζει.
Ορισμένα δικαιολογητικά περιέχουν δεδομένα υγείας ή αναπηρίας του ωφελουμένου ή μελών της οικογένειας. Πρόκειται για ειδικές κατηγορίες δεδομένων. Υποβάλετε μόνο όσα ζητούνται για την περίπτωσή σας και αποφύγετε άσχετες ιατρικές πληροφορίες. Η υπηρεσία μπορεί να χρειαστεί πρόσθετη τεκμηρίωση της εκπροσώπησης ή έλεγχο γνησιότητας.
Σκοποί και νομικό πλαίσιο
Τα δεδομένα χρησιμοποιούνται για την παραλαβή, τον έλεγχο και τη διεκπεραίωση της αίτησης, την εξέταση των προϋποθέσεων εγγραφής, την επικοινωνία με τον αιτούντα και την τήρηση των νόμιμων υπηρεσιακών αρχείων. Η επεξεργασία διέπεται από τον ΓΚΠΔ, τον ν. 4624/2019 και τις εφαρμοστέες διατάξεις για τις συγκεκριμένες δημοτικές δομές.
Για τα συνήθη δεδομένα η επεξεργασία στηρίζεται, κατά περίπτωση, σε έννομη υποχρέωση και σε καθήκον δημοσίου συμφέροντος του Δήμου (άρθρο 6 παρ. 1 γ΄ και ε΄ ΓΚΠΔ). Για τα δεδομένα υγείας ή αναπηρίας απαιτούνται επιπλέον οι ειδικές προϋποθέσεις του άρθρου 9 ΓΚΠΔ και της εφαρμοστέας νομοθεσίας. Η δήλωση ανάγνωσης της πολιτικής δεν υποκαθιστά την απαιτούμενη νομική βάση.
Τα υποχρεωτικά πεδία και δικαιολογητικά επισημαίνονται στη φόρμα. Χωρίς τα αναγκαία στοιχεία η αίτηση δεν μπορεί να υποβληθεί ή να εξεταστεί πλήρως. Η ηλεκτρονική υπηρεσία δεν αποφασίζει αυτόματα για την αποδοχή στη δομή· η αίτηση εξετάζεται από την αρμόδια υπηρεσία.
Ποιοι λαμβάνουν τα δεδομένα
Πρόσβαση έχουν εξουσιοδοτημένοι υπάλληλοι και αρμόδιες υπηρεσίες του Δήμου για τα καθήκοντά τους. Πάροχοι φιλοξενίας, τεχνικής υποστήριξης και ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορεί να επεξεργάζονται δεδομένα για λογαριασμό του Δήμου, με τις απαιτούμενες εγγυήσεις. Στοιχεία μπορούν να διαβιβαστούν σε αρμόδιες αρχές όταν προβλέπεται από τον νόμο.
Ο Δήμος οφείλει να ελέγχει τους πραγματικούς παρόχους και τυχόν διαβιβάσεις εκτός Ευρωπαϊκού Οικονομικού Χώρου και να παρέχει σχετική ενημέρωση και τις εγγυήσεις που απαιτεί ο ΓΚΠΔ. Για πληροφορίες σχετικά με τους παρόχους που χρησιμοποιούνται στη συγκεκριμένη εγκατάσταση, απευθυνθείτε στον DPO.
Τι συμβαίνει με τα συνημμένα
Τα αρχεία χρησιμοποιούνται προσωρινά σε ιδιωτικό χώρο για να σταλούν ως πραγματικά συνημμένα στο υπηρεσιακό email. Μετά την επεξεργασία της υποβολής διαγράφονται τα προσωρινά αντίγραφα και αφαιρούνται από την καταχώριση της φόρμας οι διαδρομές και οι σύνδεσμοι λήψης. Προβλέπεται καθαρισμός και για υποβολές που διακόπηκαν απρόβλεπτα.
Στο σύστημα παραμένουν τα στοιχεία της αίτησης, η λίστα ονομάτων των δικαιολογητικών και η ένδειξη αποστολής. Στο ενημερωτικό email του αιτούντος εμφανίζονται στοιχεία της αίτησης και η λίστα, χωρίς τα συνημμένα. Τα υπηρεσιακά email με τα δικαιολογητικά και ο διοικητικός φάκελος παραμένουν χωριστά από τα προσωρινά αρχεία του ιστοτόπου.
Χρόνος τήρησης
Τα στοιχεία της αίτησης, τα υπηρεσιακά email και ο φάκελος τηρούνται για όσο χρειάζεται για την εξέταση της αίτησης, τη λειτουργία της δομής και την εκπλήρωση των εφαρμοστέων υποχρεώσεων αρχείου, ελέγχων ή ενστάσεων. Οι χρόνοι εξαρτώνται από την κατηγορία του αρχείου και το ισχύον πλαίσιο. Ζητήστε από την υπηρεσία ή τον DPO τον χρόνο που εφαρμόζεται στον δικό σας φάκελο.
Δικαιώματα και καταγγελίες
Μπορείτε, υπό τις προϋποθέσεις του ΓΚΠΔ, να ζητήσετε πρόσβαση, διόρθωση, διαγραφή ή περιορισμό, να εναντιωθείτε στην επεξεργασία και να ασκήσετε δικαίωμα φορητότητας όπου εφαρμόζεται. Η διαγραφή μπορεί να περιορίζεται από νόμιμη υποχρέωση τήρησης. Όπου μια χωριστή επεξεργασία βασίζεται σε συγκατάθεση, αυτή μπορεί να ανακληθεί χωρίς να επηρεάζεται η προγενέστερη νομιμότητα.
Στείλτε το αίτημά σας στον DPO. Μπορεί να ζητηθούν αναγκαία στοιχεία για επιβεβαίωση της ταυτότητας ή της εκπροσώπησης. Η απάντηση παρέχεται κατά κανόνα εντός ενός μήνα, με δυνατότητα νόμιμης παράτασης και ενημέρωσής σας. Μπορείτε επίσης να υποβάλετε καταγγελία στην Αρχή Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα.
Ασφάλεια και λειτουργία του ιστοτόπου
Εφαρμόζονται περιορισμοί πρόσβασης και μέτρα προστασίας των υποβολών. Για τεχνική λειτουργία ή ασφάλεια μπορεί να χρησιμοποιούνται αναγκαία cookies και αρχεία καταγραφής. Μη στέλνετε ευαίσθητα δικαιολογητικά με γενικό μήνυμα επικοινωνίας χωρίς οδηγίες της υπηρεσίας.